Bericht des Aufsichtsrates

Der Aufsichtsrat hat im Berichtsjahr 2025 die ihm nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung obliegenden Aufgaben wahrgenommen und erfüllt. In vier ordentlichen Sitzungen nahm er seine Überwachungsfunktion wahr und fasste die in seinen Zuständigkeitsbereich fallenden Beschlüsse.

Der Vorstand unterrichtete den Aufsichtsrat und seine Ausschüsse umfassend, zeitnah und in regelmäßig stattfindenden Gesprächen über die Geschäftsentwicklung, die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage sowie über besondere Ereignisse. Darüber hinaus stand der Aufsichtsratsvorsitzende in einem engen Informations- und Gedankenaustausch mit dem Vorstand.

Schwerpunkte der Sitzungen des Aufsichtsrates im Berichtsjahr bildeten:

Bilanz- und Rentabilitätsrechnungen
Tätigkeitsberichte aus den Ausschüssen
zusammengefasste Risikoberichterstattungen
Betrachtung besonders risikobehafteter Engagements
Revisionsberichte
DORA-Implementierung in der Bank
strategische Ausrichtung
Eckwert- und Kapitalplanung
Investitionsplanung
Berichterstattung zum Immobilienvermögen der Bank
Klassifizierungsergebnisse der Sicherungseinrichtung des BVR sowie der BVR-ISG
Institutsvergütungsverordnung
Fusion mit der Volksbank Dortmund-Nordwest eG

Am 7. November 2025 hat der Aufsichtsrat außerdem an einer jährlich stattfindenden Schulung teilgenommen. Dabei referierten die Herren Konstantinos Dagianis und Thorsten Lembeck von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers GmbH zu dem Thema „DORA-Umsetzung und Cyber-Resilienz“.

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass der Aufsichtsrat aufgrund seiner Kenntnisse und Erfahrungen in seiner Gesamtheit über ausreichende Branchen- und Sachkenntnisse sowie über Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung verfügt.

Um seine Aufgaben noch effizienter erfüllen zu können, hat der Aufsichtsrat drei Ausschüsse eingerichtet: Präsidium (umfasst den Vergütungskontroll- und Nominierungsausschuss), Risikoausschuss und Prüfungsausschuss.

Das Präsidium hat im Berichtsjahr zwei Sitzungen abgehalten. Die Themenschwerpunkte waren:

regelmäßige, mindestens jährliche Bewertung des Vorstands und Aufsichtsrats (Selbstevaluierung)
Prüfung von Interessenskollisionen
Überwachung der Vergütungssysteme
Befassung mit dienstvertraglichen Regelungen

Der Risikoausschuss kam im Berichtsjahr viermal zusammen und befasste sich mit folgenden Inhalten:

detaillierte Risikoberichterstattungen, u. a. mit expliziter Risikobeurteilung bedeutender Immobilienprojektgesellschaften
Stresstestergebnisse
Beschlussfassungen von Krediten ab einer bestimmten Größenordnung
Konditionsgestaltung im Kundengeschäft

Der Prüfungsausschuss befasste sich in drei Sitzungen mit folgenden Schwerpunkten:

Jahresabschluss, Lagebericht, Gewinnverwendung
Prüfungsberichte der gesetzlichen Prüfung
Berichte zur Verhinderung der Geldwäsche, der Terrorismusfinanzierung sowie der strafbaren Handlungen i. S. v. § 25h Abs. 1 KWG
Berichterstattung MaRisk-Compliance
Berichterstattung WpHG-Compliance
Nichtfinanzieller Bericht
Leitlinien zur Billigung von Nichtprüfungsleistungen
Nichtprüfungsleistungen durch den Genoverband e.V., Düsseldorf

Aus den jeweiligen Sitzungen haben die Vorsitzenden der Ausschüsse anschließend dem Gesamtaufsichtsrat berichtet.

Den vorgelegten Jahresabschluss, den Lagebericht, den Vorschlag für die Verwendung des Bilanzgewinns sowie den gesonderten nichtfinanziellen Bericht hat der Aufsichtsrat geprüft und hierzu keine Einwendungen erhoben. Der Jahresabschluss ist zutreffend aus der Buchführung und den Inventaren der Bank entwickelt worden. Dem Vorschlag des Vorstandes zur Gewinnverwendung wird zugestimmt; er entspricht den Vorschriften der Satzung.

Der Genoverband e. V., Düsseldorf, hat die gesetzliche Prüfung des Jahresabschlusses sowie des Lageberichtes 2025 unter Einbeziehung der Buchführung vorgenommen. Der Aufsichtsrat hat den Bericht über die gesetzliche Jahresabschlussprüfung entgegengenommen und geprüft. Im Rahmen der gemeinsamen Prüfungsschlusssitzung (§ 57 Abs. 4 GenG) haben Vorstand und Aufsichtsrat die Prüfungsergebnisse bezüglich der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses sowie der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems und des Risikomanagementsystems eingehend erörtert. Über das Ergebnis der Prüfung wird in der Vertreterversammlung berichtet.

Mit der Vertreterversammlung im Jahr 2026 endet satzungsgemäß die Amtszeit des Aufsichtsratsvorsitzenden Ulrich Leitermann, des stellvertretenden Aufsichtsratsvorsitzenden Guido Baranowski sowie der Aufsichtsratsmitglieder Jürgen Hinkelmann und Prof. Dr. Wilhelm Schwick. Für Herrn Hinkelmann wird eine Wiederwahl vorgeschlagen.

Da Herr Ulrich Leitermann zum 1. Januar 2026 diverse Aufsichtsratsmandate innerhalb der eigenen SIGNAL IDUNA Gruppe übernommen hat, liegt eine Überschreitung der maximal zulässigen Anzahl an Aufsichtsratsmandaten vor. Eine Wiederwahl ist dadurch für Herrn Leitermann nicht mehr möglich.
Bereits seit dem Jahr 2002 begleitet Herr Leitermann die Entwicklung unsere Bank als engagiertes Mitglied des Aufsichtsrates. Im Jahr 2014 übernahm er dessen Vorsitz und prägte das Gremium durch seine weitsichtige Führung. In Anerkennung seiner besonderen Verdienste und seines langjährigen Wirkens soll der Vertreterversammlung vorgeschlagen werden, Herrn Ulrich Leitermann zum Ehrenmitglied des Aufsichtsrates zu wählen.

Herr Baranowski kann aufgrund des Erreichens der durch die Satzung festgelegten Altersgrenze nicht wiedergewählt werden. Er ist seit 2019 stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrates und bringt seine Expertise seit 2012 im Aufsichtsrat ein. Um einen Verjüngungsprozess im Aufsichtsrat in Gang zu setzen, legt Herr Prof. Schwick sein Aufsichtsratsmandat mit dem Ende der Vertreterversammlung 2026 nieder. Er gehört dem Aufsichtsrat der Dortmunder Volksbank ebenfalls seit 2012 an.
Wir danken Herrn Baranowski und Herrn Prof. Schwick für ihren langjährigen Einsatz und die stets wertvolle und zielgerichtete Zusammenarbeit.

Unser Dank gilt auch den Herren des Vorstands für die gute, konstruktive und stets vertrauensvolle Zusammenarbeit sowie für die erfolgreiche Geschäftsführung und das erzielte Jahresergebnis. Ebenfalls danken wir allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Bank.

Dortmund, den 16. April 2026

Für den Aufsichtsrat

Ulrich Leitermann, Vorsitzender